〜請求書受け取り業務のオンライン化で、業務効率化を目指す〜

Sansan株式会社は、クラウド請求書受領サービス「Bill One」を、食品流通業界のリーディングカンパニーである三菱食品株式会社が導入したことを発表します。今回のBill One導入によって、請求書の受け取りから経理部門への請求書提出までのフローがオンライン化され、業務の効率化が期待されます。

■Bill One導入の背景

三菱食品は、食のライフラインを支える食品流通業界のリーディングカンパニーです。同社では、安心安全な商品を供給する社会的使命を果たすために、デジタル技術を活用した業務改革に取り組んでいます。

業務改革を進めるにあたり、請求書の受け取りに関する業務の煩雑さが課題としてあがりました。同社が受け取る請求書は、メーカーからの仕入れに関する請求書と、販管費に関する請求書の2種類が存在します。
仕入れに関する請求書については、数千社を超える取引先からの請求が発生することや、手作業による照合業務を自動化する為、明細データを基幹システムに入力する必要があることから、OCRを活用したデジタル化に先んじて取り組んでいました。
その一方、販管費に関する請求書は、毎月数千件発生しているものの、紙やPDFなど複数の形式で送られてくる請求書を一括してデジタル化する方法がなく、従来のアナログなフローのまま多大な工数をかけて処理を行っていました。今回、あらゆる請求書をデータ化し、オンラインで受領できるBill Oneを導入することで、販管費に関する請求書の受け取り業務をデジタル化し、効率化できると考えています。

■Bill Oneを選んだ理由

三菱食品は、今回、請求書を受け取る一部の現場部門と、最終的に請求書の処理を行う経理部門においてBill Oneの先行利用を開始します。それぞれ次の効果を期待してBill Oneの導入を決定しました。

現場部門

三菱食品では、受け取った請求書を処理するにあたり、担当者が紙の請求書をすべてスキャンしてPDF化する必要がありました。それに加えて、PDF化した請求書の原本を経理部門に提出する必要もあり、担当者には二重の作業工数が発生していました。

Bill Oneを導入することにより、請求書のスキャン作業や、経理部門へ請求書を提出する必要がなくなり、担当者は本来の業務に集中することができるようになります。

経理部門

三菱食品では、請求書提出の締め切り間近になって大量の請求書が経理部門に提出されるなど、経理部門の業務が特定の時期に逼迫することが常態化していました。また、現場部門の請求書処理に差し戻し等が発生した場合は、月次決算を締める上で業務効率性を下げる大きな要因となっていました。

Bill Oneを導入することにより、社内の誰に請求書が届いているのかを、経理部門の担当者がオンラインで確認できるようになり、適切なタイミングで請求書の提出を促すことができるようになります。また、請求内容が正確にデータ化されるため、差し戻し等の手間の削減が期待されます。

上記以外にも、Bill Oneの導入によって紙の請求書を取り扱う必要がなくなり、テレワーク下においても、出社せずに請求書の受け取り業務を行うことができるようになります。

今後は、請求書の受け取りが発生するすべての部門にBill Oneを導入し、請求書の受け取り業務のデジタル化をさらに推進していくことを目指しています。

■クラウド請求書受領サービス「Bill One」について

Bill Oneは、当社が2020年5月から新たに提供を開始したクラウド請求書受領サービスです。請求書の受け取りから保管まで、請求書に関する業務のデジタル化・効率化を実現します。

Bill Oneサービス単体の機能は、次の通りです。

・さまざまな請求書をワンストップで受領

あらゆる請求書をオンラインで受け取ることを可能にします。郵送で送られる紙の請求書は、専門のセンターが代理で受領し、スキャンとアップロードを実施。メール添付などの方法で送られるPDFの請求書は、そのままBill Oneのシステムが受け取ります。なお、請求書の発行元は、これまで通りの方法で請求書を送ることができます。

・99.9%の精度で請求書情報をデータ化

請求書は、常に正しく、間違いのない状態でデータ化される必要がある書類です。クラウド名刺管理サービス「Sansan」で培った独自のテクノロジーとオペレーションによって、発行元ごとに様式が異なる請求書を99.9%の精度でデータ化することを実現しました。

・クラウド上のデータベースで一元管理

正確な請求書データを蓄積し、クラウド上に専用の請求書データベースを構築することができます。請求書の検索や保管が簡単に行えるようになるほか、他のシステムと連携させて請求書データを活用することもできます。
Bill Oneに関する詳細な情報は次のサイトをご参照ください。https://bill-one.com

■三菱食品株式会社について

設立：1925年
URL： https://www.mitsubishi-shokuhin.com/
本社所在地：〒112-8778　東京都文京区小石川1丁目1番1号
事業内容：国内外の加工食品、低温食品、酒類及び菓子の卸売を主な事業内容とし、さらに物流事業及びその他サービス等の事業活動を展開しております。
代表者：代表取締役社長　森山透

■Sansan株式会社 会社概要

「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」および個人向け名刺アプリ「Eight」を開発・提供しています。名刺管理を起点としたビジネスプラットフォームとして活用できるサービスを国内外で提供しています。

■関連リンク

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