〜電子帳簿保存法に対応していない企業のペーパレス化を支援〜

Sansan株式会社は、同社が提供するクラウド請求書受領サービス「Bill One」が、請求書の原本をユーザーに代わり保管する「倉庫保管オプション」を提供することを発表します。
「倉庫保管オプション」は、レコードマネジメントサービス株式会社と提携し、Bill Oneで受領しデータ化した請求書の原本を、ユーザー企業に代わりSansan株式会社が保管するサービスです。このオプションにより、電子帳簿保存法に対応していない企業でも、ユーザー企業は紙の請求書を自社で保管する必要がなくなり、請求書のペーパーレス化を大きく前進させることができます。

■「倉庫保管オプション」提供の背景

Bill Oneは、Sansanが新たに開発した、クラウド請求書受領サービスです。郵送で届く紙の請求書やメール添付で送付されるPDFの請求書など、さまざまな方法・形式で送られる請求書をオンラインで受け取れるようにすることで、企業のテレワーク実現を後押しします。Bill Oneで受け取った請求書は、Sansanの名刺データ化技術を基にした独自のシステムによって正確にデータ化され、契約企業は取り扱う全ての請求書をクラウド上で受領・一元管理できるようになります。これにより、請求書の受け取りから保管まで、請求書に関する業務のデジタル化・効率化を実現します。

新型コロナウイルスの感染拡大防止が各社求められる中、企業のデジタル化に向けた（テレワークの実現のために）、請求書業務のペーパレス化に注目が集まっています。請求書は、証憑書類として受領してから7年間、原本を保管することが義務づけられており、ペーパレス化が実現しにくいものです。

それまで紙での保存が義務づけられていた「国税関係帳簿書類」に関して「電子データ」での保管を認める法律として施行された「電子帳簿保存法」に対応することによって、原本の保管は不要となり、ペーパレス実現につながりますが、そのためには体制構築やコストの面で企業側に大きな負担がかかることもあり、電子帳簿保存法に対応している企業は少なく、多くの企業がいまだ紙の請求書を自社で保管していています。ラクス社の調査によると、2020年10月時点で、８割の企業が電子帳簿保存法に対応していないとの結果も出ています。（※1）

このような状況を受け、Bill Oneは、電子帳簿保存法に対応していなくても、企業が紙の請求書の保管をすることなく、請求書のペーパーレス化を推進できるような環境作りが急務と考えました。そして今回、Bill Oneとレコードマネジメントサービスとが提携し、Bill Oneで受領した請求書原本を保管する「倉庫保管オプション」の提供に至りました。

■「倉庫保管オプション」詳細

紙で届いた請求書をBill Oneセンターでスキャンしたあと、提携先の保管倉庫にそのまま郵送し、安全な環境下で保管します。監査の際の一時取り出しや再保管から、決められた保管期間7年を過ぎた請求書の廃棄まで、倉庫保管に関連する作業をノンストップで対応します。

このオプションにより、電子帳簿保存法に対応していない企業でも、請求書の受け取りから保管まで、紙の請求書を取り扱うことなく業務を行うことができるようになり、企業は請求書に関するペーパーレス化を大きく前進させることができます。

■「倉庫管理オプション」の提供時期とお問い合わせ先

倉庫管理オプションは、2021年2月に提供を開始予定です。機能に関するお問い合わせは下記よりお願いします。
https://bill-one.com

■クラウド請求書受領サービス「Bill One」について

Bill Oneは、当社が2020年5月から新たに提供を開始したクラウド請求書受領サービスです。請求書の受け取りから保管まで、請求書に関する業務のデジタル化・効率化を実現します。

Bill Oneサービス単体の機能は、次の通りです。

・さまざまな請求書をワンストップで受領

あらゆる請求書をオンラインで受け取ることを可能にします。郵送で送られる紙の請求書は、専門のセンターが代理で受領し、スキャンとアップロードを実施。メール添付などの方法で送られるPDFの請求書は、そのままBill Oneのシステムが受け取ります。なお、請求書の発行元は、これまで通りの方法で請求書を送ることができます。

・99.9%の精度で請求書情報をデータ化

請求書は、常に正しく、間違いのない状態でデータ化される必要がある書類です。クラウド名刺管理サービス「Sansan」で培った独自のテクノロジーとオペレーションによって、発行元ごとに様式が異なる請求書を99.9%の精度でデータ化することを実現しました。

・クラウド上のデータベースで一元管理

正確な請求書データを蓄積し、クラウド上に専用の請求書データベースを構築することができます。請求書の検索や保管が簡単に行えるようになるほか、他のシステムと連携させて請求書データを活用することもできます。
Bill Oneに関する詳細な情報は次のサイトをご参照ください。https://bill-one.com

今後も、Bill Oneは、請求書に関する業務のデジタル化を推進し、機能開発や関連領域のサービスとの機能連携を積極的に進めてまいります。

（※1）株式会社ラクス「電帳法への対応状況に関する調査」
https://www.rakus.co.jp/news/2020/0901.html

■レコードマネジメントサービス株式会社について

レコードマネジメント（記録情報管理）を日本で最初にサービス化し、ベンダーフリーの立場にてコンサルティングとアウトソーシングをご提供する日本レコードマネジメント（NRM）グループの一員として、記録情報資産専用の機能を備えた外部倉庫（レコードセンター）運営を行っています。

■Sansan株式会社 会社概要

「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」および個人向け名刺アプリ「Eight」を開発・提供しています。名刺管理を起点としたビジネスプラットフォームとして活用できるサービスを国内外で提供しています。

■関連リンク

●レコードマネジメントサービス株式会社
●Sansan株式会社
●クラウド請求書受領サービス「Bill One」、 請求書原本の「倉庫保管オプション」を提供開始 〜電子帳簿保存法に対応していない企業のペーパレス化を支援〜