他社に業務を依頼するにあたって、「契約内容の問題でミーティングを実施してくれない。」「ミーティングを行っても月に1度しか作業対応を行ってくれない。」このような悩みに対して、弊社(合同会社D2Frontier)で行っている取引先とのコミュニケーション回数を、月1回のミーティングから週5回以上チャットを含めてやり取りしヒアリングと情報共有を増やした事によりお互いの対応の変化と、様々な効果について調査結果を発表します。

1. 目標達成にはコミュニケーションを増やすのが近道だった

月1回のミーティングから週5回以上チャットを含めたやり取りに変更するというのは、本来月1時間などで済ませているものを倍以上時間をかける事となります。
その結果、契約内容などによっては工数に見合わない、他の作業が出来ない、などの問題が起こるかと思われます。

しかし、相当手数料が低いなどという場合でなければ、この対応を行うのはお互いに利益が生まれます。

1.1 月次ミーティングは報告のみになりがちで、将来性が見通せない

1ヶ月分の報告を1回のミーティングで行うと下記のような問題が起こりえます。

• 月1回のミーティングでは、振り返りはできても施策を話す時間があまりない
• 数字に揺れがあったときに問題ばかりにファクター（話題）があたってしまう
  →繁忙期や閑散期の影響を大きく受ける

• 意思疎通の回数が少ないため、クライアントの状況変化が起きていても気づきづらい

このような状況ですと、特にマーケティング業務のような、１を１０にする業務。もしくはマイナスをプラスにすることを期待されているような業務では、クライアントの期待値との提供価値のズレが大きくなってしまいます。

1.2 契約内容にもよるがお互いにいい効果が表れやすい

契約内容に問題がなければチャットによるコミュニケーションだけでも増やせば下記のような効果が表れ始めます。

• 情報共有の回数が増えることでお互いの進捗状況を把握しやすい
• 対応の方向性が明確になるため無駄な作業が減る
• 無駄な作業が減ることで時間に対する費用対効果がよくなる
• 信用が得られ契約期間が伸び、弊社の売上につながる

ミーティング回数を増やすことにより、適切な情報のキャッチアップが出来る他、業務従事者の負担も抑えられる状況になりました。

2. ミーティング時間を減らすという文化が、新規売上の営業成績と繋がってしまいやすい

企業によりどこにKPIを設定しているかなどで考えは異なります。
新規売上を営業のKPIにしている場合、取引先とのコミュニケーションの時間を増やすなら新規売上のために時間を営業に力を入れることとなります。

そのためこれまで取引を行っていた企業とのコミュニケーションが蔑ろになり取引が続かず、下記のような気づきを得ました。

・新規営業をKPIにする企業からリプレイスがよく行われるという気付き

• ミーティングの回数を増やす企業ほど、業績の改善・アップをしている
• 仲介の企業がいる場合、ミーティング内容や回数が制限されてしまう
  →ミーティング以外で直接話し合う機会が与えられない
  →長期間続いている企業が少ないのはなぜ？という疑問が出た

月のミーティングの回数を増やすことについては弊社から提案を行い了承をいただきました。
もともとクライアントもコミュニケーションの回数を増やし情報共有を行いたいと考えていたようです。
しかし弊社が引き継ぐ前は、この考えに対してネガティブな会社も多く受け入れられることが難しかったようで、事前に想定された課題としては

• 時間が足りない
• 手数料からの弊社の採算が合うかが不透明
• 実工数とそれに対するリターンが不透明

などといったものがありましたが、
実際は上記にあるとおり、工数が減るという結果になりました。

3. 結果を出すためのKPI設定

詳細はクライアントの事業内容に関わるため、一部伏せさせていただきます。
例として、下記のようなKPIを設定を行い、改善に取り組み成果を出しました。

• 週1回30分ほどのミーティング
  →細かな情報共有、直接話すことで見えてくる新たな課題とその改善
• チャットで逐一状況報告と完了報告
  →見えない作業の見える化、クライアントに安心してもらい信頼を獲得
• 各種レポートを週ごとに作成し提出
  →月ではなく週で確認していただくことで詳細な動きを終え、こちらでは気付けない情報を教えていただける

4. コミュニケーション回数を増やした結果、リード数や受注数などが平均1.3倍になった

上記KPIの設定が功を奏し、これまで不安定だったリード数や受注数などの数字が目に見えて上昇しました。
また取引先の信頼を得ることができ協力していただけることで、様々な施策の提案も可能となり、下記のような成果が生まれました。

• これまで成果が出なかった事業の獲得数が増加し費用対効果が安定
• 専用のツールを導入し、隔週ごとに改善案を提出し徐々に顧客の定着率などを改善
• 営業以外での顧客獲得を改善し、営業以外での獲得数の増加
  etc…

結果として弊社でお取引をさせていただいてるクライアントでは、上記のような成果が出ました。
コミュニケーションの回数を5回とは言わずとも、回数を2.3回にするだけでも効果は生まれます。

売上をさらに上げたいとお考えの方はまずはご相談ください

もしこの調査結果や内容にご興味があり、これまでの成果を見直し売上を変えて見せたいなどの思いがございましたら一度下記のお問い合わせフォームからご相談ください。

上記のようなマーケティング支援やWEB広告の支援で、コミュニケーション不足を感じている方は弊社で力になれるかもしれません。

お問い合わせフォーム
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関連リンク

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